Vi bruger Cookies på www.toyota-forklifts.dk, blandt andet for at forbedre din oplevelse på sitet. OK

Oplysninger til jobansøgere hos Toyota Material Handling Danmark – Generel forordning om databeskyttelse (GDPR)

Under et normalt rekrutteringsforløb vil Toyota Material Handling Danmark opbevare og behandle personlige oplysninger om enkeltpersoner og bruge sådanne oplysninger til forskellige formål. Disse oplysninger er beregnet til personer, der ansøger om en stilling hos en af virksomhederne i Toyota Material Handling Europe Group (“TMHE”). Oplysninger om ansøgere betegnes som “personoplysninger”.

 1 (3)

Slangerup 25. maj 2018


Hvilken slags personoplysninger opbevares og bruges af Toyota Material Handling Danmark?

Personoplysninger kan stamme fra jobansøgeren eller fra andre kilder. Sådanne personoplysninger kan i det store og hele inddeles i de følgende kategorier:

  • identifikationsdata såsom navn, bruger-id, adgangskode (hvis du ansøger via vores websted), borgerskab og fødselsdato;
  • kontaktoplysninger såsom adresse og telefonnummer;
  • rekrutteringsrelaterede oplysninger såsom oplysninger angående tidligere erhvervserfaring (herunder henvisninger fra tidligere arbejdsgivere), kvalifikationer og arbejdshistorie, uddannelsesmæssig baggrund, sprogfærdigheder, professionelle kompetencer, fagligt medlemskab, geografiske mobilitetsinteresser og rapporter fra ledende søgebureauer eller beskæftigelsesvirksomheder (hvor det er relevant);
  • interviewnoter
  • kommunikationsoplysninger såsom e-mailindhold.

 

Hvorfor opbevarer og bruger vi personoplysninger?

Hovedformålet med at bruge personoplysningerne er, at de indgår i vores proces for rekruttering af personale til forskellige stillinger hos TMHE. Oplysningerne bruges til at kommunikere med ansøgeren, til at vurdere de individuelle ansøgninger i forhold til de nødvendige kvalifikationer, til at vælge mellem relevante ansøgere og som grundlag for at træffe beslutninger. Personoplysninger kan også bruges til at imødekomme medarbejderrelaterede krav eller til at koordinere ansøgninger internt på tværs af relevante TMHE-virksomheder.

 

Hvad er vores begrundelse for at opbevare og bruge personoplysninger?

Når der ansøges om et job i en hvilken som helst TMHE-virksomhed, accepterer ansøgeren også, at Toyota Material Handling Danmark bruger alle oplysninger i ansøgningen samt i supplerende dokumenter og oplysninger leveret under et interview med henblik på den specifikke rekruttering. 2 (3)

Toyota Material Handling Danmark kan også anvende offentligt tilgængelige personoplysninger, såsom oplysninger på sociale medier, ud fra en legitim interesse i at vurdere, om en ansøger eller en anden potentiel kandidat er egnet til den pågældende stilling.

 

Adgang til personoplysninger af andre end Toyota Material Handling Danmark.

Toyota Material Handling Danmark kan overføre personoplysninger vedrørende jobansøgere eller andre potentielle kandidater til tredjeparter af følgende grunde:

  • Internt i TMHE: personoplysninger kan overføres mellem virksomheder inden for TMHE, hvis det er nødvendigt i forbindelse med rekrutteringsprocessen.
  • Leverandører: HR-afdelingen kan bruge eksternt leverede it-systemer eller tjenester fra tredjepartsleverandører som et værktøj i rekrutteringsprocessen. Personoplysninger kan gøres tilgængelige for sådanne leverandører og bruges med henblik på pågældende system eller tjenesteydelse og i henhold til passende databehandlingsaftaler mellem Toyota Material Handling Danmark og leverandøren.

 

Personoplysninger kan leveres til parter, der befinder sig uden for Det Europæiske Økonomiske Samarbejdsområde ("EØS"), eksempelvis hvis en ansøger skulle ansøge om en stilling hos en virksomhed inden for TMHE, der ikke er placeret i EØS. I sådanne tilfælde vil vi sikre, at personoplysningerne er underlagt foranstaltninger, der giver et tilsvarende beskyttelsesniveau som fastsat i loven om privatlivets fred i EU (såsom EU generel forordning om databeskyttelse; GDPR).

 

Hvor længe opbevares personoplysninger?

Personoplysninger opbevares af Toyota Material Handling Danmark eller af andre parter på vores vegne, men kun i den periode, som er påkrævet for at leve op til vores forpligtelser, og kun i det tidsrum, der er nødvendig for at tjene de formål, hvortil oplysningerne blev indsamlet. Personoplysningerne fjernes fra vores registre eller anonymiseres, når de ikke længere er nødvendige. Hovedprincippet er, at personoplysninger vedrørende en jobansøgning vil blive slettet, så snart der er truffet en afgørelse om jobbet, og enhver relevant frist for at klage eller på anden måde bestride afgørelsen er udløbet. Længere opbevaringsperioder kan gælde for sikkerhedskopier af personoplysninger, som tages af sikkerhedsmæssige årsager. Adgangen til personoplysningerne vil dog være stærkt begrænset.

 

Hvilke rettigheder har privatpersoner?

Et samtykke, der er givet til os for at opbevare eller på anden måde anvende personoplysninger, kan altid trækkes tilbage. Derudover har privatpersoner ret til følgende:

i. Ret til adgang: Privatpersoner har ret til at spørge, om vi har personoplysninger om dem og, hvis det er tilfældet, anmode om oplysninger om, hvilke personoplysninger vi har. Vi skal også svare på spørgsmål om, for eksempel, hvorfor vi bruger personoplysninger, information om hvilke oplysninger vi har, og hvem vi har givet adgang til oplysningerne. Dette er dog ikke en absolut ret, og andre personers interesser kan begrænse adgangsrettighederne. 3 (3)

ii. Ret til berigtigelse: Vi skal rette op på forkerte personoplysninger eller personoplysninger, der er ufuldstændige, efter anmodning.

iii. Ret til sletning (ret til at blive glemt): Vi er under visse omstændigheder forpligtet til at slette personoplysninger efter anmodning fra den pågældende person.

iv. Ret til begrænsning af forarbejdning: Vi er under visse omstændigheder forpligtet til at begrænse vores brug af personoplysninger efter anmodning fra den pågældende person. I sådanne tilfælde må vi kun bruge oplysningerne til visse begrænsede formål, der er fastsat i loven.

v. Ret til dataportabilitet: Under visse omstændigheder kan privatpersoner have ret til at modtage deres personoplysninger, som vi har adgang til, i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format, og sådanne personer kan derefter have ret til at overføre disse oplysninger til en anden enhed uden hindring fra os.

i. Ret til at gøre indsigelse: I nogle tilfælde har privatpersoner ret til at gøre indsigelse mod vores brug af deres personoplysninger. Vi kan i så fald være nødt til at stoppe brugen af personoplysningerne.

 

Kontakt Toyota Material Handling Danmark:

Hvis du ønsker, at Toyota Material Handling Danmark skal fremkomme med yderligere oplysninger eller svare på anmodninger om at anvende de ovenfor beskrevne rettigheder, kan sådanne henvendelser sendes til din kontaktperson eller med e-mail til:

Vibeke.jorgensen@dk.toyota-industries.eu

Endelig bedes du huske på, at du, såfremt du ønsker det, altid har ret til at indsende en klage til den relevante databeskyttelsesmyndighed, såsom Datatilsynet.